A comunicação na gestão condominial

Introdução

A comunicação surge concomitante com a história, desta necessidade as pessoas criaram formas de estabelecer comunicação entre si, seja pela emissão de sons (grunhidos), seja por gestos (sinais) ou por desenhos (pinturas rupestres). De uma forma ou de outra, o homem procurou se comunicar e a palavra, certamente, foi a mais privilegiada.

O homem, desde as eras mais primitivas, utilizava da comunicação como ferramenta para interação entre seu interior (pensamento) e o mundo que o cercava. A princípio, houve a necessidade premente em manter contato com aqueles estavam mais próximos e em seguida fazer que sua mensagem fosse transmitida ao longo do tempo e do espaço. A necessidade de perpetuar suas ideias, seus medos, suas descobertas, suas angustias, seu dia a dia, fez com que criasse símbolos que gravados na rocha, depois em papiro e por fim em papel, transferiu aos descendentes, todo o conhecimento adquirido por centenas de anos. Hoje vivemos entre bits e bytes.

A comunicação é a chave que abre todas as portas para novas possibilidades. É claro que uma das formas mais características do homem transmitir seus conhecimentos, e o que o distingue dos demais seres que habitam nosso Planeta, é a fala.

Modernamente, a comunicação se transformou na ferramenta de avanço cultural, filosófico, político, científico, tecnológico em diversos aspectos de nossa sociedade, com repercussões importantes em nossas vidas.

No trabalho ou na gestão condominial, a comunicação insere-se em todos os contextos de mensagens relativas às organizações, voltada para o público interno (condôminos) e externo (prestadores de serviços e visitantes).

A boa comunicação abrange a troca de informações, apresentação de resultados e serviços, monitoramento de resultados e serviços, tomada de decisões, compatibilização de interesses e, por fim, a garantia do clima organizacional.

A comunicação de qualidade é primordial para o bom desenvolvimento das equipes de trabalho, prestadores de serviços e entre a administração condominial e condôminos e deve sempre ser aperfeiçoada, primando por uma via assertiva. A comunicação, como já dito, é uma ferramenta essencial no desenvolvimento de melhorias nas relações entre a gestão do condomínio e seus usuários, gerando vínculos importantes e capazes de interferir no de comprometimento, eficiência, confiança e participação.

A estreita relação entre a boa comunicação e o bom desempenho de uma gestão condominial de qualidade é fator primordial para o sucesso da gestão do condomínio.

Problemas existem por falta de comunicação entre as pessoas, e por falta de qualidade.

1. O processo de comunicação

O processo de comunicação é caracterizado por certa relação dinâmica entre seus elementos fundamentais: o emissor, o receptor, o canal utilizado, a mensagem e o retorno (feedback).

No processo de comunicação, o emissor é o elemento que emite a mensagem; no nosso caso em discussão, o emissor cabe ao síndico/gestor como responsável pela administração do condomínio. O receptor é aquele sujeito que recebe a mensagem, ou seja, o destinatário do conteúdo emitido pelo síndico emissor. A mensagem, que é o elemento mais importante na comunicação corporativa é o conteúdo da comunicação, onde o síndico/gestor emissor é utiliza-se de códigos e sinais. O canal de comunicação é o meio utilizado na transmissão da mensagem; pode ser transmitida de forma escrita, oral etc. Outro elemento primordial para uma boa comunicação gerencial é o que denominamos de “retorno” ou “feedback”, onde o síndico emissor irá receber a repercussão da mensagem emitida por parte da comunidade condominial.

Invariavelmente, um dos elementos para a comunicação não funcionar adequadamente é o que denominamos de ruído e interferências. Ou seja, qualquer dificuldade na emissão (transmissão) da mensagem (conteúdo) é considerada uma barreira relevante para uma boa comunicação. Diante deste problema surge a falta de clareza nas comunicações, gerando, assim, uma espécie de “ruído” ou “distorção” e, por consequência, resultados insatisfatórios.

Abaixo temos algumas barreiras que podem ocasionar este “ruído” ou “distorção” da comunicação corporativa, vejamos:

Barreira de conhecimento

a)      Falta de conhecimento do assunto a ser comunicado: a falta de domínio sobre as informações a serem transmitidas;

b)      Pouca habilidade como o uso do canal de comunicação (que pode ser escrito ou oral);

c)      Uso da inadequada da linguagem;

d)     Excesso de informação.

Barreira comportamentais

a)      Falta de atenção;

b)      Desinteresse pelo assunto;

c)      Não saber ouvir;

d)     Ansiedade;

e)      Prejulgamento;

f)       Desconfiança com as partes.

Barreiras organizacionais e técnicas

a)      Inflexibilidade e burocracia;

b)      Cultura organizacional desestimuladora da comunicação;

c)      Canais de comunicação inacessíveis;

d)     Excesso de regras.

Para um bom processo de comunicação, é essencial que o síndico/gestor esteja atento às barreiras da comunicação, devendo sempre atuar na busca dos ajustes necessários para a diminuição dos “ruídos” e “distorções” na comunicação na busca de uma melhor eficiência.

O fator essencial é a clareza na comunicação. Modernamente a comunicação adquiriu uma enorme velocidade, a comunicação é quase instantânea ocasionando às vezes falhas na emissão ou na recepção da mensagem o que pode ocasionar interferências no desempenho da comunicação, deixando então de ser eficiente.

Outro fator importante para uma boa comunicação corporativa é o uso adequado dos canais de comunicação. Hoje, existem dezenas de canais de comunicação que usados de forma adequada podem ocasionar ganhos e eficiência no envio de mensagens. Internet (site, e-mail, blogs, redes sociais, whatssap etc.); físicos (correspondências, editais, murais, cartazes etc.). Dependendo do tipo de informação a ser transmitida, deve-se optar por uma das vias citadas. Cada mensagem deve receber por parte da administração do condomínio uma análise atenta e criteriosa do canal a ser utilizado.

O importante é ter em mente que a comunicação seja clara, objetiva e coerente, examinando-se os riscos do surgimento de alguns “ruídos” ou “distorções”, como: má interpretação, mensagem dúbia, mensagem incompleta, direcionamentos, erros etc.

2. A comunicação

A boa comunicação é de extrema importância na transparência dentro do condomínio para seu público alvo (condôminos), ao conduzir com eficiência a interação entre o síndico/gestor e condôminos assegura a todos uma oportuna e rica troca de informações e, principalmente, a divulgação de serviços e resultados.

As ferramentas de comunicação são essenciais para a credibilidade da administração condominial, pois colocam de lado os tradicionais “ruídos”, ou seja, a distorção das informações para o público alvo. O compartilhamento da boa informação entre síndico/gestor e condôminos é essencial para o bom desempenho da administração do condomínio.

A ação ou o esforço simultâneo; a cooperação; a coesão; o trabalho associado opera um conjunto visando à obtenção de um bom desempenho de gestão.

Para um bom atendimento das demandas, a boa comunicação é um fator importante na entrega do produto final. Ou seja, a boa gestão aliada a uma comunicação rápida e eficiente é fundamental para ganho de confiança entre os usuários dos serviços prestados pelo condomínio. Todas as demandas devem ser atendidas com qualidade, de forma positiva ou negativa, para a plena satisfação do condômino e prestadores de serviços.

3. O feedback na comunicação condominial

Talvez o retorno na comunicação, ou seja, o feedbacke, no processo de comunicação, ferramenta mais importante no desenvolvimento de bom relacionamento de confiança entre o síndico/gestor, que deve ser constante e efetivo. É a ação que revela os pontos positivos e negativos relacionados entre a administração condominial e os usuários, diante de todo trabalho executado. É o que sedimenta a confiança na relação entre síndico/gestor e condôminos. A relação deve ser pautada sempre em um diálogo construtivo e transparente.

Quando o feedback for por uma questão a ser melhorada, é importante que o síndico/gestor fique atento para evitar a criação de um clima desconfortável. Outra questão é ter em mente o fato de que o síndico/gestor foca apenas suas ações no feedback corretivo e acaba por deixar de lado o feedback positivo, que deve ter a mesma importância.

O fundamental é ter em mente que alguns pontos devem ser observados para um bom feedback, vejamos:

I)                   Tenha sempre em mente qual o objetivo mais importante no feedback, ou seja, saber se todo o planejamento está sendo efetivado e sendo compreendido pelo público alvo;

II)                Não espere muito, realize o feedback no momento mais oportuno, não deixe que o tempo torne sem sentido uma resposta eficiente;

III)             Utilize uma comunicação assertiva, clara, objetiva. Vá direto ao assunto e evite linguagem acusatória. Sempre deve haver uma preocupação no sentido de contribuir para o crescimento do condomínio;

IV)             É importantíssimo que o síndico/gestor dê feedback honesto, sincero e transparente.

Conclusão

A comunicação, aliás, a boa comunicação é uma competência importante na administração condominial e permite um ambiente saudável para os condôminos e bastante produtivo para o síndico. A linguagem para uma boa comunicação deve ser a mais clara, o canal para essa comunicação deve ser o mais adequado e o feedback fundamental para uma comunicação eficaz.

Logo, percebe-se que o síndico/gestor (emissor) como propagador da boa comunicação usando dos meios mais adequados (canais) transmite sua mensagem (codificada) ao público alvo (receptor), ensejando um bom nível de eficiência na administração condominial.